Fyrir fundargesti
1. Þátttakendur og boðun á hluthafafund
1.1 Þátttakendur fundarins
Þátttakendur hluthafafundar eru sjálfkrafa allir hluthafar sem eru skráðir í Hluthafaskrá viðkomandi fyrirtækis.
Engar sérstakar stillingar þarf til að bæta hluthöfum við fund – kerfið les listann beint úr skrá fyrirtækisins.
1.2 Boðun á hluthafafund
Þegar fundur hefur verið stofnaður getur fundarstjóri sent út fundarboð. Ferlið er eftirfarandi:
Hluthafi fær tölvupóst með formlegu fundarboði.
Hluthafi skráir sig inn með rafrænum skilríkjum til að staðfesta auðkenni.
Hluthafi staðfestir mætingu á fundinn innan kerfisins.
Þessi skref tryggja að eingöngu réttir aðilar fá aðgang að fundinum og geta tekið þátt í kosningum.
1.3 Umboð (Proxy)
Ef hluthafi getur ekki mætt á fundinn eða tekið þátt í kosningum getur hann:
Veitt umboð til annars aðila sem greiðir atkvæði í hans stað.
Umboðsmaður skráir sig inn með eigin auðkenningu og fær þá sjálfkrafa aðgang að atkvæðagreiðslu fyrir viðkomandi hluthafa.
Ef hluthafi er lögaðili er það prókúruhafi sem kýs fyrir hönd lögaðila.
1.4 Aðkoma hluthafa að kosningu
Eftir að hluthafi (eða umboðsmaður) hefur staðfest mætingu:
Þarf hann að bíða eftir að fundarstjóri hefji kosningu
Og bíð eftir að fundarstjóri opni fyrstu spurningu
Það er ekki hægt að greiða atkvæði fyrr en spurning hefur verið opin af fundarstjóra.
1.5 Atkvæðagreiðsla
Um leið og spurning hefur verið opnuð:
Hluthafi getur kosið strax
Hann getur breytt svari sínu þar til fundarstjóri lokar spurningunni
Ef ekkert svar er valið:
Ef hluthafi velur ekkert en ýtir á „Kjósa“, er það skráð sem hjáseta
Ef hluthafi ýtir ekki á „Kjósa“, er það skráð sem ekki greitt atkvæði
Þessi aðgreining tryggir rétta talningu við þátttöku og mætingu.
1.6 Niðurstöður spurninga
Þegar fundarstjóri lokar spurningu, birtist yfirlit með:
Hlutfalli atkvæða eftir valmöguleikum
% allra atkvæða
% af atkvæðum hjá mættum hluthöfum
Fundarstjóri getur, á meðan kosning stendur yfir:
Enduropnað spurningu
Breytt spurningu
Bætt við nýrri spurningu (t.d. vegna nýrrar tillögu á fundi)
1.7 Lok rafrænnar kosningar
Þegar fundarstjóri velur „Ljúka kosningu“:
❌ Ekki er lengur hægt að kjósa
❌ Ekki er hægt að opna spurningar aftur
✔️ Niðurstöður verða endanlegar og vistaðar í kerfinu
1.8 Aðgengi að hluthafafundum
Hluthafafundur er þjónusta sem er aðeins í boði fyrir fyrirtæki í áskrift.
Fyrirtæki án áskriftar hafa ekki aðgang að þessum eiginleika.
Einnig er hægt að skrá sig inn á http://Hluthafaskra.is , þar sem neðst á síðunni birtist yfirlit yfir alla þá hluthafafundi sem þú átt aðild að.