Hluthafafundir og rafrænar kosningar
🔹 1. Yfirlit
Hluthafafundir eru nýjasta viðbótin í kerfinu okkar og gerir fyritækjum og þjónustufyrirtækjum kleift að halda formlega hluthafafundi, senda fundarboð og framkvæma rafrænar kosningar á öruggan og gagnsæjan hátt.
🔹 2. Að stofna hluthafafund
2.1 Velja fyrirtæki
Þjónustufyrirtækið skráir sig inn.
Farðu í „Fyrirtækin mín“ og veldu fyrirtækið sem á að halda fund fyrir.
2.2 Opna hluthafafundi
Í yfirlitsglugganum smellir þú á „Hluthafafundir“.
Þar getur þú skoðað fyrri fundi
…eða valið „Stofna fund“
2.3 Grunnupplýsingar fundar
Við stofnun fundar skráir þú:
Titil fundar
Fundarlýsingu
Þessar upplýsingar birtast síðar í fundaryfirliti fyrir hluthafa.
2.4 Fylgiskjöl
Á næstu síðu er hægt að:
Hlaða upp fylgiskjölum sem tengjast fundinum
Breyta heiti skjala eftir á, ef þörf krefur
2.5 Þátttakendur
Þátttakendur fundarins eru sjálfkrafa þeir hluthafar sem eru skráðir á hluthafalistanum.
🔹 3. Drög og áframhald
Hægt er að smella á „Vista drög“ hvenær sem er og halda áfram síðar.
Drög eru aðgengileg undir „Hluthafafundir“
Þar þarf einnig að stilla dagsetningu fundar
Og láta fylgiskjöl fylgja með, ef óskað er
🔹 4. Senda fundarboð til hluthafa
4.1 Hvernig boð eru send
Kerfið sendir tölvupóst til allra hluthafa sem eru með virkt netfang í hluthafaskrá.
Athugið
Ekki er hægt að senda fundarboð fyrir fund sem er þegar hafinn.
4.2 Uppfærsla á netföngum
Hægt er að uppfæra upplýsingar á síðunni Hluthafar (opnast í nýjum glugga).
4.3 Móttaka boða hjá hluthafa
Hluthafi:
Fær tölvupóst með fundarboði
Skráir sig inn með rafrænum skilríkjum
Staðfestir mætingu á fundinn
4.4 Umboð
Ef hluthafi kemst ekki, getur hann veitt umboð til annars aðila sem kýs fyrir hans hönd.
🔹 5. Rafrænar kosningar
5.1 Stofna kosningu
Til að stofna rafræna kosningu skráir þú:
Titil kosningar
Kosningarlýsingu
5.2 Bæta við spurningum
Á næstu síðu bætir þú við spurningum sem verða lagðar fyrir hluthafa.
Kerfið styður eftirfarandi tegundir spurninga:
Tegundir spurninga
Einn leyfilegur valmöguleiki (radio buttons)
Margir leyfilegir valmöguleikar (check boxes)
Opin spurning (hluthafar geta merkt við hvaða valmöguleika sem er)
5.3 Breyta og bæta
Hægt er að bæta við bæði spurningum og svarmöguleikum
Hægt er að vista drög eða eyða drögum hvenær sem er
Áður en kosning er vistuð þarf að yfirfara allar spurningar
🔹 6. Stjórnborð kosningar
6.1 Aðgangur fundarstjóra
Fundarstjóri stjórnar kosningu með því að velja „Stjórnborð kosningar“. Þar getur hann:
Hafið kosningu
Skoðað svarblað
Skoðað þátttöku
Opnað spurningar
6.2 Hefja kosningu
Til að hefja kosningu:
Fundarstjóri smellir á „Hefja kosningu“
Hluthafar geta ekki kosið fyrr en kosning hefur verið opnuð
Að því loknu opnar fundarstjóri fyrstu spurningu
Hluthafar geta kosið þegar spurningin hefur verið virkjuð
6.3 Skoða svarblað
Fundarstjóri getur:
Skoðað sitt eigið svarblað
Tekið þátt í kosningunni sjálfur, ef við á
🔹 7. Skoða þátttakendur
Hér getur fundarstjóri séð ítarlegar upplýsingar um hvern hluthafa, m.a.:
Netfang
Hvort tölvupóstur hafi verið sendur
Fjöldi atkvæða
Staðfestingu á mætingu
Hvort og hvenær hluthafi tengdist fundinum
Hvort hann hafi greitt atkvæði
Hvort hann hafi veitt umboð
Hægt er að breyta umboðsmanni, eftir þörfum
🔹8. Opna spurningar í kosningu
Fundarstjóri stjórnar framvindu kosningar með því að opna og loka hverri spurningu fyrir sig.
Mikilvægt er að einungis ein spurning getur verið opin í einu, þannig að kosningin fer alltaf fram í skrefum.
8.1 Opna spurningu
Fundarstjóri getur:
Opnað spurningu þegar kosning hefur verið hafin
Breytt spurningu áður en hún er opnuð (t.d. lagfært texta eða valmöguleika)
Stjórnað því hvenær hluthafar geta greitt atkvæði
Athugið:
🤚 Ekki er hægt að leyfa hluthöfum að kjósa um fleiri en eina spurningu á sama tíma.
Þess vegna þarf fundarstjóri að ljúka spurningu áður en sú næsta er opnuð.
8.2 Skoða niðurstöður á meðan kosning stendur yfir
Fundarstjóri getur opnað niðurstöður í sér glugga, þar sem m.a. sést:
% af öllum atkvæðum
% af greiddum atkvæðum
„Kosið af mættum atkvæðum (%)“
Þetta gefur skýra mynd af þátttöku og framvindu kosningar á hverjum tímapunkti.
8.3 Bæta við spurningu á meðan fundur fer fram
Kerfið gerir fundarstjóra kleift að bregðast við breytingum á fundi:
Hægt er að bæta við nýrri spurningu hvenær sem er, t.d. ef óvænt tillaga er borin fram á hluthafafundi.
Sú spurning bætist strax við spurningalista kosningar og er unnin eins og aðrar spurningar.
🔹 9. Ljúka kosningu
Þegar búið er að kjósa og loka öllum spurningum getur fundarstjóri valið að ljúka kosningu.
Eftir að kosningu hefur verið lokið:
❌ Er ekki lengur hægt að opna spurningar aftur
❌ Er ekki hægt að taka við nýjum atkvæðum
✔️ Niðurstöður eru frystar og hægt að vinna úr þeim
Lokun kosningar tryggir að niðurstöður eru endanlegar og að engar breytingar séu gerðar eftir að kosningu lýkur.