Hluthafafundir

Hérna eru leiðbeiningar fyrir Hluthafafundir sem útskýrir í skrefum hvernig stofna má hluthafafund, senda fundarboð og skrá fundargerð. Leiðbeiningarnar eru fyrir notendur Hluthafaskrár – bæði fyrirtæki og þjónustuaðila – sem vilja halda utan um hluthafafundi á einfaldan og rafrænan hátt.

Finna og skoða hluthafafundi

Veldu Hluthafafundir í vinstri valmynd. Í yfirlitinu er listi yfir fundi ásamt dagsetningu/tíma, titli og þeim sem stofnaði fundinn. Hægt er smella á Stofna fund til að búa til nýjan.

Smelltu á Skoða til að skoða nánar eða Breyta til að uppfæra upplýsingar um fund sem er þegar til.

Stofna nýjan fund

Smelltu á Stofna fund. Þá opnast eyðublað þar sem þú skráir helstu upplýsingar um fundinn.
Fylltu út titil fundar (t.d. Aðalfundur 2026) og stuttan fundarlýsingu þar sem dagskrá fundarins er kynnt. Nauðsynlegt er einnig að skrá hvenær fundurinn hefst (dagsetning og tími).
Veldu Vista drög ef þú vilt geyma upplýsingarnar án þess að senda boð strax.
Þegar allar grunnupplýsingar eru réttar skaltu velja Næsta skref til að halda áfram og senda fundarboð.

Fundarboð

Fundarboð er tilkynning sem send er til hluthafa áður en fundur fer fram. Tilkynningin inniheldur dagskrá og önnur viðhengi sem fylgja fundinum.

Í boðsforminu er reitur með bréfi til hluthafa, t.d. „Kæru hluthafar“. Skrifaðu stutt texta þar sem boðað er til fundar og staðsetningu.
Hægt er að merkja við skjöl sem fylgja boðinu, t.d. fundarýsingu, kynningu, dagskrá eða önnur skjöl.
Smelltu á Vista drög ef þú vilt vista boðið án þess að senda það. Athugaðu að ekki er hægt að senda fundarboð fyrir fund sem er þegar búinn.
Þegar boðið er tilbúið velurðu Senda fundarboð. Boðið fer þá í tölvupósti til skráðra hluthafa með þeim fylgiskjölum sem valin voru.

Hluthafaskrá gerir þér kleift að hengja við fundarboð mismunandi skjöl, til dæmis dagskrá fundarins, greinargerðir eða fjármálaskýrslur. Þú hleður skjölunum upp áður og velur þau með gátboxi við sendingu boðsins

Skrá og vista fundargerð

Eftir að fundur hefur farið fram er mikilvægt að skrá fundargerð svo hluthafar geti nálgast hana síðar. Fundargerðin má vinna með tveimur leiðum:

Hlaða upp skjali – Þú getur hlaðið inn PDF eða Word‑skjali með fundargerðinni. Þetta hentar ef fundargerðin er unnin annars staðar.
Nota innbyggða ritilinn – Hluthafaskrá býður upp á ritil þar sem hægt er að skrifa fundargerðina beint inn í kerfið. Þar er hægt að setja dagskrárliði í númeraðan lista og lýsa samþykktum, kosningum og öðrum atriðum eins og sýnt er í leiðbeiningunum

Gott að hafa í huga

Rafrænt utanumhald – Hluthafaskrá einfaldar ferlið við að undirbúa og halda utan um hluthafafundi. Notendur geta sinnt hagnýtum atriðum (t.d. að hækka/lækka hlutafé eða ákveða arðgreiðslur) beint í framhaldi af fundum.
Einföld samskipti – Með kerfinu er hægt að stjórna netföngum hluthafa og tryggja að boð berist á réttan stað. Mælt er með að hafa hluthafaskrána alltaf uppfærða.
Tryggðu að fundarboð berist tímanlega – Boð ættu að berast með hæfilegum fyrirvara og innihalda dagskrá og viðeigandi fylgiskjöl.
Öryggi gagna – Aðeins innskráðir notendur með réttindi geta stofnað fundi og séð fundargerðir. Aðgangsstýring tryggir að trúnaður sé virtur.